La règle des 80/20, également appelée principe de Pareto, est un concept de cause à effet. Il précise que 20% des causes sont à l'origine de 80% des effets. Le principe de Pareto a été appliqué à divers domaines de l'entreprise, y compris la gestion de projet.
Pour les organisations, la gestion de projet les aide à gérer efficacement leurs ressources, leur budget et leur temps. Il fournit également un cadre pour gérer les changements et les risques et s'assurer que les projets sont achevés selon la qualité requise et dans les limites du budget et des délais.
La règle 80/20 est un concept largement reconnu dans la gestion de projet et peut être utilisée pour identifier les activités critiques contribuant au succès d'un projet. Il peut également aider les chefs de projet à améliorer l'estimation du projet, à déterminer les raisons courantes des retards de projet et à optimiser les ressources.
1. Comprendre le pouvoir de la règle 80/20
Le principe de Pareto a été introduit par l'économiste italien Vilfredo Pareto à la fin du XIXe siècle. En étudiant l'inégalité des revenus, Pareto a observé que 20 % des Italiens possédaient 80 % des terres. Cette constatation était importante car elle montrait que le revenu de la minorité avait un effet important et disproportionné sur les résultats globaux.
La règle 80/20 est largement utilisée dans de nombreuses industries pour optimiser les ressources, augmenter l'efficacité et obtenir des résultats optimaux. Il indique qu'un petit pourcentage d'activités peut représenter une part importante des revenus, certains problèmes ou le succès d'un projet dans une entreprise. Voici quelques exemples d'industries où la règle de Pareto peut être appliquée :
Ventes et marketing
Le principe 80/20 peut être utilisé dans les ventes et le marketing pour identifier les consommateurs de grande valeur. Ainsi, l'industrie ne peut se concentrer que sur la fidélisation de ces clients tout en réduisant son budget marketing pour le reste du public.
Développement de logiciels
Dans le développement de logiciels, les développeurs peuvent appliquer la règle 80/20 pour déterminer les fonctions ou fonctionnalités les plus critiques du logiciel. Cela les aidera à développer des applications qui répondent aux besoins des utilisateurs.
Industrie financière
Les investisseurs peuvent appliquer le principe de Pareto pour identifier les actifs qui performent bien dans un portefeuille d'investissem*nt. Cela les aidera à se concentrer uniquement sur les actifs les plus performants pour réduire les risques et optimiser leurs rendements.
Fabrication
Les fabricants peuvent utiliser la règle des 80/20 pour se concentrer sur les raisons des défauts de fabrication. Cela les aidera à minimiser les taux de défauts de leurs articles et à améliorer la qualité de leurs produits.
2. Appliquer la règle du 80/20 à la gestion de projet
En tant que chef de projet, le principe 80/20 peut vous aider à vous concentrer uniquement sur les intrants critiques. Cela vous permettra de hiérarchiser les problèmes pour éviter les retards de projet et d'allouer moins de ressources pour réduire le temps et les coûts. Découvrez ci-dessous quelques façons d'appliquer le principe 80/20 à la gestion de projet :
Déterminer les 20 % de tâches critiques
La première étape pour appliquer le principe de Pareto à la gestion de projet consiste à observer quelles tâches contribuent le plus à la réalisation d'un projet. En tant que chef de projet, vous pouvez le faire en analysant le temps d'achèvement d'une tâche, la consommation de ressources et l'effet sur le chemin du projet et ses données.
Concentrez-vous sur les tâches critiques
Une fois que vous avez identifié les tâches urgentes requises, assurez-vous de consacrer vos ressources et vos efforts à leur réalisation dans les délais et le budget. Cela peut inclure la redéfinition des priorités et la réaffectation des ressources pour accomplir des tâches critiques hautement prioritaires.
Déléguez les tâches les moins critiques
En tant que chef de projet, vous pouvez déléguer des tâches moins prioritaires à d'autres membres de l'équipe ou à des sous-traitants externes. Cela vous fera gagner du temps et vous permettra de vous concentrer davantage sur les activités les plus importantes.
Suivre les progrès et ajuster la concentration au besoin
Lors de la gestion d'un projet, vous savez déjà que les exigences du projet peuvent changer ou que des problèmes peuvent survenir. Vous devrez donc modifier vos priorités ou vos ressources pour y répondre. Par conséquent, surveillez continuellement les progrès et ajustez l'orientation au besoin pour vous assurer que votre projet est sur la bonne voie pour atteindre son objectif.
3. Avantages de la règle des 80/20 en gestion de projet
Améliore la productivité
Il y a un certain moment de la journée où la productivité est à son maximum. Les heures productives peuvent ne pas être les mêmes pour toute la journée, mais elles seront presque du même montant total. Alors que le reste de la journée peut ne pas être productif en raison de réunions ou d'activités hors site qui ne contribuent pas au succès du projet.
Lorsque vous travaillez sur un projet, la règle 80/20 peut vous aider à suivre vos heures productives. Vous pouvez également réduire les distractions qui entravent votre travail ou celui de votre équipe pendant cette période. Lorsque vous comptez le nombre total d'heures passées et le nombre total d'heures perdues, vous pourrez vous concentrer davantage sur les heures productives et les étendre pour couvrir une plus grande partie de la journée.
Aide à la gestion du temps
La règle de Pareto conduit à une réalisation plus rapide du projet. Disons que vous travaillez sur le développement de sites Web. En utilisant le principe de Pareto, vous pourrez identifier des tâches importantes telles que la création de contenu, la conception de sites et les tests.
Vous pouvez allouer efficacement votre temps à ces tâches en donnant la priorité aux plus critiques. Cela vous aide à fixer des délais réalistes et vous pouvez également déléguer les tâches les moins importantes à d'autres. Cela réduira les pertes de temps, vous laissant libre de vous concentrer sur d'autres tâches plus importantes.
Augmente la qualité du travail
La règle 80/20 peut vous aider à identifier les domaines de votre projet où vous pouvez vous concentrer sur les tâches importantes. En priorisant ces tâches vitales pour la réussite de votre projet, vous et votre équipe pouvez ajouter de la valeur aux projets, entraînant une augmentation de la qualité du travail.
Supposons que vous lancez un nouveau produit sur le marché. Ici, les tâches à considérer incluent la réalisation d'études de marché, l'élaboration d'une stratégie marketing et la création de contenu marketing. Vous pouvez ensuite allouer des ressources pour travailler sur ces tâches, telles que l'embauche d'une équipe pour développer un plan marketing.
Fournit une plus grande satisfaction au travail
La règle de Pareto contribue à un environnement positif et productif dans la gestion de projet, offrant une plus grande satisfaction au travail pour les équipes. Lorsque les membres de l'équipe ne travaillent que sur des tâches importantes, ils auront l'impression de progresser vers l'objectif du projet et ressentiront un sentiment d'accomplissem*nt dans leur travail.
Par exemple, vous êtes chef de projet d'un projet de construction qui implique la construction d'un hôpital. Les tâches les plus critiques comprendront les travaux de fondation, la préparation du site et la charpente.
Lorsque vous confiez ces tâches à votre équipe expérimentée, elle peut montrer ses compétences et apporter une contribution importante au projet. De plus, en ne donnant la priorité qu'aux tâches vitales, les membres de votre équipe ne se sentiront pas épuisés en faisant des activités qui ne correspondent pas à leur endurance ou qui sont moins importantes.
4. Conseils pour une gestion de projet efficace avec la règle des 80/20
Aucune règle ne peut faire réussir un projet si vous ne savez pas le maîtriser. Voici quelques conseils pour une gestion de projet efficace avec le principe de Pareto :
Établir une communication ouverte
UNÉtude du Project Management Institute (PMI) déclare que pour chaque milliard de dollars dépensé pour un projet, une entreprise risque 135 millions de dollars. Cela montre également qu'une mauvaise communication met 56% de ces 135 millions de dollars en jeu.
Par conséquent, il est essentiel d'établir des canaux de communication efficaces et appropriés afin que les membres de votre équipe puissent fournir des commentaires, partager des préoccupations et poser des questions. Cela vous aidera à résoudre les problèmes avant qu'ils ne deviennent des problèmes majeurs.
Réduire le temps du projet
Lors de l'application de la règle de Pareto, il est essentiel de gérer le temps d'un projet pour tirer le meilleur parti de vos efforts et de ceux de votre équipe. Tu peuxoptimiser le temps du projet en décomposant le plan de projet en activités plus petites et plus gérables, en fixant des délais et en suivant régulièrement l'avancement du projet.
Fixez-vous des attentes réalistes
Il est important de définir des jalons et des échéanciers réalistes pour le projet, car des objectifs irréalistes peuvent submerger votre équipe.
Lorsque vous utilisez la règle du 80/20 en gestion de projet, établissez des objectifs réalisables et assurez-vous que votre équipe dispose des ressources nécessaires pour les atteindre. Cela les empêchera de se décourager, ce qui peut conduire à un travail de mauvaise qualité.
Motiver l'équipe
Tout le monde a besoin de reconnaissance pour son travail, car cela agit comme un catalyseur pour remonter le moral. Par conséquent, célébrez chaque succès de votre équipe de gestion de projet pour maintenir leur moral et montrer la fierté de leur travail.
Cela instillera un sentiment d'accomplissem*nt chez les membres, les motivant à faire plus d'efforts. Reconnaître le travail de votre équipe créera également une culture positive du travail d'équipe, ce qui conduira à une meilleure collaboration, à la performance du projet et à la communication.
5. L'essentiel
La règle 80/20 est un outil puissant pour les chefs de projet qui cherchent à optimiser leur temps de projet et à réduire les coûts. Il ne priorise que 20% des activités qui ajoutent 80% de valeur au succès du projet. Cette règle aide également les chefs de projet à ne suivre que des objectifs réalistes qui conduisent à de meilleures performances d'équipe, à un travail de qualité et à une efficacité maximale.
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